Crise econômica, concorrência acirrada e a necessidade de reduzir gastos para manter o negócio são fatores que exigem dos proprietários de postos de combustíveis uma atenção especial para cortar custos.

A experiência para gerir as receitas e as despesas é um aspecto que influencia no desempenho de uma empresa. Uma organização não pode cometer erros primários, como adquirir mercadorias que não pode pagar, por exemplo. Isso trará dificuldades em quitar outras despesas obrigatórias e de investir para crescer.

Se você está focado em fazer uma boa gestão de finanças, é interessante analisar as sete dicas que vamos apresentar neste post. Confira:

1. Tenha atenção com o fluxo de caixa

O primeiro passo para não perder o controle do orçamento é acompanhar devidamente o fluxo de caixa. Nenhum posto de combustível sobrevive caso não tenha o domínio dos recursos que entram e saem do caixa.

É essencial registrar os gastos fixos que englobam diversos itens, como:

  • impostos;
  • salários dos funcionários;
  • contas de luz e de água;
  • aluguel;
  • encargos sociais.

2. Aposte em tecnologia nos postos de combustíveis

Ficar gerenciando as despesas com planilhas do Excel é uma medida que deve ser evitada ao máximo. É alto o risco de preencher alguma informação de forma equivocada ou de esquecer de fazer algum registro. Esses erros fazem com que o gerenciamento das finanças seja prejudicado.

Ao investir em um sistema de gestão financeira, o posto terá mais condições de verificar os gastos por período e por item (combustível, equipamentos etc.). Assim, é mais fácil avaliar como as despesas podem ser reduzidas e como utilizar o dinheiro para pagar as contas em dia.

Independentemente do tipo de negócio, a tecnologia é uma grande aliada no processo de tomada de decisão. Contar com informações confiáveis e atualizadas é essencial para escolher as melhores alternativas para cortar gastos.

3. Separe as contas pessoais das empresariais

Muitos podem até não acreditar, mas é comum os empresários usarem os recursos financeiros do posto para pagar despesas pessoais. É uma postura que afeta negativamente a gestão financeira do negócio.

Por exemplo, imagine que um posto de combustíveis reservou R$ 5 mil para investir em treinamentos para os funcionários. Porém, um dos sócios resolveu pegar 30% desse dinheiro para quitar dívidas de cunho pessoal. Nesse caso, o estabelecimento não terá condições de investir como deveria para melhorar os serviços.

Isso vai fazer com que os empregados não tenham os recursos necessários para aprimorar os trabalhos, o que pode influenciar na qualidade do atendimento, na obtenção de clientes e no crescimento das vendas.

Quando um empresário usa o dinheiro do estabelecimento para pagar as despesas da família, ele faz com que o posto tenha mais dificuldades para quitar os gastos fixos e os variáveis. Para um negócio ser bem-sucedido, é crucial ter um bom controle dos pagamentos.

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4. Faça um planejamento financeiro

Em um momento de crise econômica, é necessário ter muita responsabilidade para não contrair dívidas. Não é o ideal para qualquer empresa pegar empréstimos que não podem ser honrados ou atrasar o salário dos funcionários.

De que maneira você terá menos riscos de enfrentar esses problemas? Uma boa resposta é adotar um planejamento financeiro, que vai permitir um posto de combustíveis a utilizar com mais eficiência os seguintes itens:

  • orçamento;
  • capital de giro;
  • investimentos;
  • metas para redução de despesas.

Quando um estabelecimento tem uma boa gestão das finanças, é possível estipular melhor um cronograma de ações a serem realizadas, como aquisições de mercadorias e manutenções nos tanques de armazenamento.

O planejamento financeiro também está relacionado com o modelo de regime tributário escolhido. No caso das empresas com receita bruta menor que R$ 3,6 milhões, o recomendado é optar pelo Simples Nacional.

Para outros empreendimentos, uma boa alternativa é o Lucro Real, que se baseia no faturamento por mês ou trimestre, incidindo impostos apenas sobre o lucro. Nele, há incidência do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), que é de 15%, e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido, que oscila de 9% a 12%.

Caso não haja lucro, o IPRJ e a CSLL não são cobrados. Os proprietários também devem estar atentos ao pagamento do PIS e da COFINS. Além disso, devem ter muito cuidado com a estruturação comercial e fiscal, porque são importantes para mostrar como a organização está financeiramente.

5. Priorize a sustentabilidade

Você também pode contar com a colaboração dos funcionários para reduzir despesas. Uma opção interessante para atingir essa meta é promover ações com foco na preservação ambiental.

Mostre para os funcionários como algumas práticas podem diminuir o consumo de água, energia, copos descartáveis, papel, entre outros itens. Isso não vai apenas ser usado no ambiente de trabalho, mas também na residência dos colaboradores.

Ou seja, é uma medida que vai contemplar o estabelecimento e os empregados. Além disso, vai gerar mais engajamento, o que aumenta a produtividade e a qualidade do atendimento prestado aos clientes.

6. Saiba controlar o estoque

Sem dúvida, é importante ter um cuidado especial com a qualidade e a quantidade de combustível que será fornecido aos clientes. Contudo, é preciso verificar o estoque de outros itens que serão vendidos, como lubrificantes e óleos.

Dependendo do tipo de produto, o proprietário deve analisar a validade. É prejuízo para um estabelecimento perder uma mercadoria, porque deixou de vendê-la no prazo permitido. Para evitar essa situação, o indicado é fazer uma promoção para atrair os consumidores.

Ao optar por um software de gestão de estoque, um posto terá mais condições de controlar a entrada e a saída de produtos. Assim, será viável adquirir os itens necessários e oferecer preços mais competitivos ao consumidor.

7. Negocie bem com os fornecedores

Com certeza, é importante adquirir produtos de alta qualidade e com custo baixo para atrair o público. Se fizer isso, maiores serão as possibilidades de conquistar mais fregueses. Ao provar ser um bom pagador, o empresário obtém a confiança dos fornecedores.

Isso contribui para negociar melhor as condições de pagamento em relação a valores e ao prazo. Com um planejamento financeiro eficiente, os postos de combustíveis estarão mais preparados para administrar as receitas e as despesas, aumentar o nível de satisfação dos clientes e enfrentar a concorrência.

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